La Régie Communale Autonome Wavrienne des Sports recherche un(e) responsable administratif et financier

Appel à candidature pour un poste de responsable administratif et financier au service des sports de la Ville de Wavre.

  1. Description de la fonction
  • Le responsable administratif supervise, organise et coordonne les services administratifs, comptables, financiers et informatiques en sus des services généraux. Il collecte les informations auprès des responsables opérationnels, structure les données représentatives de la marche de la RCAWS nécessaires aux prises de décisions (bilans, comptes de résultats, tableaux de bord).
  • Il constate les points forts et faibles de l’activité. Il attire l’attention de la direction et la conseille sur les prévisions à court terme.
  • Il formule des propositions sur les stratégies à moyen terme.
  • Suivant les directives de la direction, il s’acquitte de missions engageant la responsabilité de la RCAWS (recherche et négociation de ressources financières) et assure l’administration du personnel.
  • Il est le back up du directeur des sports en cas d’absence de ce dernier et doit être capable d’assumer ses tâches à court terme.
  • Il prépare les documents nécessaires aux conseils d’administration + annexes et est amené à rédiger régulièrement des PVs de réunion.

 

  • Il frappe, saisit et présente des notes et des documents à caractère confidentiel ou non. Il traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondances courantes, affaires spécifiques). Il organise les flux d’information.
  • Il encadre, forme et supervise une équipe de collaborateurs.
  1. B. Description des taches :
  • Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques, etc.) les différents travaux de secrétariat ;
  • Assurer à la demande du supérieur hiérarchique la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion) ;
  • Rédiger des notes, correspondances, PVs, dossiers, rapports, à partir de consignes orales ou manuscrites ;
  • Participer aux réunions importantes, les préparer, y assister, rédiger le PV et assurer le suivi.
  • Gérer les flux d’informations et en assurer le filtrage et la transmission ;
  • Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements), agenda ;
  • Gestion administrative des dossiers « participants », « personnel », « subsides »; « planning » ; « infrastructures »
  • Encadrer le personnel administratif en collaboration avec le supérieur hiérarchique ;
  • Gérer les marchés publics
  • Gérer la comptabilité de base
  • Assurer les liens administratifs avec les partenaires de l’association et les pouvoirs subsidiant et organisateurs
  • Développer la politique du personnel de manière cohérente avec la politique globale de la RCA
  • Accueillir le public et contrôler les occupations sportives
  • Être capable d’organiser des événements d’envergure
  • Être en mesure d’effectuer le « back up » de l’ensemble du personnel administratif en cas d’absence et ou de maladie d’un des agents. (+ directeur du service des sports après briefing)
  • Garantir la cohérence du système administratif, gérer et coordonner une équipe administrative.
  • Mettre en place et assurer le suivi des procédures administratives et financières
  • Formuler des propositions sur les stratégies à moyen terme
  • Être la personne référente pour le poste de « conseiller en prévention »

Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, l’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches dans le cadre de ces fonctions

  1. Profil :
  • Titulaire au minimum d’un baccalauréat – graduat
  • Être capable d’adaptation et d’intégration dans une équipe ;
  • Être capable d’analyser une situation financière dans son ensemble ;
  • Être polyvalent ;
  • Être capable de négocier avec diverses entités (sociétés, personnel, personnalités publiques, …) ;
  • Être flexible au niveau des horaires de travail (soirée -weekend)
  • Avoir le sens des responsabilités ;
  • Être capable d’organisation, de rigueur ;
  • Avoir des notions de comptabilité ;
  • Être compétent en gestion administrative du personnel ;
  • Être capable de se former (législation, logiciels) ;
  • Excellente maitrise des logiciels informatiques courants (word; Excel, Powerpoint, Internet, B+ sport, …)
  • Avoir des connaissances en informatique et au niveau de la gestion des réseaux sociaux
  • Avoir des notions en marché public
  • Avoir des connaissances en matière de : Régie communale autonome et TVA
  • Avoir une expérience professionnelle dans l’administration d’un milieu sportif est un atout.
  • Parler et comprendre le néerlandais et l’anglais est un atout
  • Être titulaire du diplôme ou s’engager effectuer la formation pour être « conseiller en prévention niveau 2»
  • Une expérience dans le secteur public, en droit et plus particulièrement dans les marchés publics est un atout.
  1. Détail du poste
  • Temps plein : 35h/semaine
  • Contrat à durée indéterminée
  • Barèmes 4.2 selon CP 329.02
  • Travail en soirée et les week-ends en fonction des besoins du service
  1. Candidature

Votre dossier est à transmettre à Jonathan Rucquoy, directeur du service des sports à l’adresse : jonathan.rucquoy@wavresport.be pour le 05 juillet 2022 au plus tard.

Composition du dossier : CV, lettre de motivation, copie des diplômes/attestations probant(e)s