La RCA de Fernelmont Sport Culture recrute un EMPLOYE DE SECRÉTARIAT (H/F/X) sous contrat à durée à mi-temps (19h/semaine)

Située au cœur de la Wallonie, près de Namur sa capitale et principalement dans la Commune de Fernelmont, la Régie communale autonome Fernelmont Sport Culture coordonne les infrastructures sportives et culturelles du territoire.

Afin de répondre au mieux à la population locale, la régie communale autonome Fernelmont Sport Culture recrute un EMPLOYE DE SECRÉTARIAT (H/F/X) sous contrat à durée à mi-temps (19h/semaine).

ENVIRONNEMENT QUOTIDIEN :
Sous l’autorité du gestionnaire, l’employé assure le secrétariat et une assistance dans la gestion
administrative de la régie. Il assure également l’accueil physique et téléphonique des usagers.

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES DE LA FONCTION :
Vous êtes amenés à:

• Assurer le secrétariat et l’aide administrative : gestion des occupations de salle, accusés de réception, envoi de factures, encodages …
• Délivrer les formulaires administratifs de première ligne en support des services gestionnaires : formulaires de stage, attestations mutuelle ou fiscales ….
• Accueillir physiquement les visiteurs et répondre à leurs demandes simples.
• Réceptionner les appels téléphoniques entrants, filtrer au besoin, dispatcher les appels et transférer les messages
• Informer le public sur le fonctionnement général de la régie (activités proposées et leurs horaires, stages extra-scolaires, …).
• Relever la boite mail générale de la régie, accuse réception et répond aux courriels.
• Réceptionner et enregistrer le courrier entrant et autres documents adressés à la régie.
• Il distribuer tout support de type documentation, brochures aux visiteurs sur demande et s’assure de leur actualité.
  
  COMPETENCES REQUISES POUR EXERCER LA FONCTION :
• Savoir :
  • Savoir utiliser les fonctionnalités des logiciels utiles pour l’exercice de la fonction (Word,
    Excel, Access, Outlook, Power Point…) et s’adapter facilement à tout nouvel outil
    informatique ( BE+sport, …);
  • Parler et écrire parfaitement en français ;
    
• Savoir-faire :
  • Utiliser les logiciels de bureautique et ceux spécifiques à la fonction ;
  • Accueillir et comprendre les demandes ;
  • Distinguer l’utile de l’accessoire, identifier les priorités et optimiser son temps de travail ;
    
• Savoir-être :
  • Représenter (la réputation) l’image de la Régie en respectant ses valeurs, sa culture, ses
    formules.
  • Avoir le droit de réserve, être discret et respecter le caractère confidentiel des informations
    traitées ;
  • Etre profondément orienté client, avoir un vrai sens de l’accueil et du service ;
  • Savoir gérer le stress, les files d’attentes ou les éventuelles périodes plus intenses tout en
    restant calme, poli et empathique.

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