Description du poste :
L’Asbl Halls Sportifs des Collines est à la recherche d’un(e) employé(e) polyvalent(e) pour renforcer son équipe. Sous l’autorité de l’Organe d’Administration et sous la supervision directe du gestionnaire, le futur collaborateur sera responsable de la gestion administrative quotidienne, de l’accueil des usagers, et de la coordination des communications internes et externes. Ce poste est clé pour garantir le bon fonctionnement du centre et un accueil chaleureux aux utilisateurs.
Missions principales :
- Gestion administrative :
o Traitement du courrier entrant et sortant
o Rédaction, mise en forme et traitement de documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, classements, archivages) à partir de consignes orales ou manuscrites
o Gestion des agendas, prise de rendez-vous et planification de réunions
o Suivi des dossiers administratifs, de subsidiation et mise à jour des bases de données (gestion des abonnements, inscriptions, etc.)
o Assurer à la demande du supérieur hiérarchique la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion);
o Gérer les flux d’information et en assurer le filtrage et la transmission;
o Encadrer le personnel administratif en collaboration avec le supérieur hiérarchique;
o Garantir la cohérence du système administratif. - Accueil et support aux usagers :
o Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et fournisseurs
o Orientation et renseignement des utilisateurs concernant les activités et services du centre
o Prise en charge des inscriptions et paiements des activités sportives - Coordination et communication :
o Appui à l’organisation logistique des événements (réservations de salles, gestion du matériel, etc.)
o Diffusion des communications internes auprès du personnel et externes (partenaires, autorités locales)
o Préparation administrative, présence et suivi administratif des réunions de l’Organe d’administration et de l’Assemblée générale
Compétences requises :
- Compétences administratives :
o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
o La connaissance de logiciel de gestion administrative est un atout (notamment Exact)
o Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques - Organisation et gestion du temps :
o Capacité à basculer d’une tâche à l’autre rapidement (gestion des appels téléphoniques vs gestion administrative)
o Capacité à prioriser les urgences
o Grande rigueur et souci du détail - Compétences relationnelles :
o Sens de l’accueil et de la communication. Attitude professionnelle et courtoise avec les usagers
o Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à des interlocuteurs variés - Polyvalence et proactivité :
o Aptitude à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes quotidiens
o Flexibilité pour s’adapter à des tâches variées et évoluer dans un environnement dynamique
Qualifications requises :
- Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou équivalent par expérience
- Maîtrise du français
- Maîtrise de la suite Office Microsoft
- Connaissance des procédures de base en comptabilité et facturation
- Permis de conduire B
Qualités personnelles :
- Sens de l’organisation et de la discrétion
- Réactivité et adaptabilité
- Esprit d’équipe et sens du service
- Passion pour le sport et l’activité physique est un atout
- Ouvert à l’apprentissage sur le terrain et lors de formations dédiées.
Conditions de travail :
- Un CDD de 6 mois temps plein avec un salaire selon les barèmes de la CP 329.02 pour les centres sportifs, assorti d’avantages extralégaux (chèques repas). Débouché sur un CDI si le (la) candidat(e) convient
- Horaires de travail : 38h/semaine, avec une flexibilité requise pour certains jours fériés et en soirées
- Passeport APE souhaité
Comment postuler :
Envoyer une lettre de motivation, votre CV, une copie du diplôme requis et un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois à coordinateur.sportif@sportfrasnes.com avant le 3 janvier 2024.
Un entretien oral aura lieu après une sélection sur base du CV. début janvier.