A. DESCRIPTION GÉNÉRALE DE LA FONCTION

Le/la secrétaire de direction organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique la transmission et la rédaction des informations du service ou de l’association. Il frappe, saisit et présente des notes et des documents à caractère confidentiel ou non. Il traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Il organise les flux d’information. Il établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l’extérieur. Il encadre, forme et supervise une équipe de collaborateurs.

B. DESCRIPTIONS DES TACHES:

– Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques, etc.) les différents travaux de secrétariat ;
– Assurer à la demande du supérieur hiérarchique la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion);
– Rédiger des notes, correspondances, PV, dossiers, rapports, à partir de consignes orales ou manuscrites;
– Gérer les flux d’information et en assurer le filtrage et la transmission;
– Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements), agenda;
– Gestion administrative des dossiers « participants », « personnel », « subsides »; « planning » ; « infrastructures »
– Encadrer le personnel administratif en collaboration avec le supérieur hiérarchique;
– Être capable d’organiser des événements d’envergure
– Être en mesure d’effectuer le « back up » de l’ensemble du personnel administratif en cas d’absence et ou de maladie d’un des agent.
– Garantir la cohérence du système administratif.

C. PROFIL:

– Titulaire d’un baccalauréat
– Être capable d’adaptation et d’intégration dans une équipe;
– Être polyvalent;
– Être flexible au niveau des horaires de travail (soirée -weekend)
– Avoir le sens des responsabilités;
– Connaître des logiciels courants;
– Être capable d’organisation, de rigueur;
– Être capable de se former (législation, logiciels);
– Avoir des connaissances en informatique et au niveau de la gestion des réseaux sociaux est un atout
– Avoir des notions en marché public est un atout
– Avoir une expérience professionnelle dans l’administration d’un milieu sportif est un atout.
– Parler et comprendre le néerlandais et l’anglais est un atout
– Avoir des connaissances en matière de : Régie communale autonome et TVA est un atout

D. NOUS OFFRONS :

– Un CDI 38h/semaine
– Rémunération barémique selon les barèmes de l’association des établissements sportifs (grande infrastructure)
– Date d’entrée : dès que possible

E. PROCÉDURE DE SÉLECTION

Avis sera émis d’après :
– Une épreuve écrite « matières déterminées », le candidat doit obtenir 50% afin de pouvoir prétendre aux épreuves suivantes.
– Un entretien oral.

F. FORMALITÉS:

Envoyer un dossier de candidature incluant impérativement :

– Votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
– Extrait du casier judiciaire
– Copie du diplôme et du brevet requis

(L’absence d’un des documents entraînera automatiquement l’irrecevabilité de la candidature)

Candidature à transmettre à l’adresse mail : jonathan.rucquoy@wavresport.be pour le 30 septembre au plus tard.